Tout savoir sur les documents de conformité
Vos documents de conformité sont essentiels pour établir une relation de confiance avec les donneurs d’ordres, qui sont soumis à l’obligation de vigilance.
Pourquoi les documents de conformité sont essentiels ?
Les documents de conformité, parfois appelés documents légaux ou documents administratifs, permettent aux prestataires de prouver qu’ils respectent leurs obligations administratives et légales, assurant ainsi une relation de confiance avec leurs donneurs d’ordres.
Ces documents sont obligatoires dans le cadre de l’obligation de vigilance, instaurée par la loi n°2017-399 relative au travail dissimulé. Ils doivent être fournis par les entreprises dès lors que le montant des travaux ou des services dépasse 5 000 € HT cumulés sur l’année.
Les documents de conformité jouent un rôle clé pour :
Assurer la conformité légale
Anticipez les risques de sanctions et garantissez la conformité de votre activité avec les lois en vigueur.
Renforcer la crédibilité
Faite de votre conformité un gage de confiance auprès des clients et partenaires.
Accélérer les processus contractuels
Simplifiez vos démarches administratives et évitez les retards.
Récapitulatif des documents de conformité
Les entreprises prestataires doivent obligatoirement délivrer ces 3 documents pour prouver leur conformité :
- Un justificatif d’immatriculation (extrait Kbis ou RNE).
- Une attestation sociale de vigilance.
- Une liste nominative des salariés étrangers.
Risques de Conformité vs. Solutions Once For All
Les atouts pour les donneurs d’ordres
Vérification rapide de la conformité fournisseurs :
garantir des documents valides et actualisés pour garantir le respect des réglementations en vigueur sur les projets.
Minimisation des risques :
se parer contre d’éventuelle litiges ou sanctions liésà un manquement de leurs prestataires.
Simplicité des échanges :
accéder de manière fluide et rapide aux documents leur permet de gagner du temps et d’optimiser leurs processus internes.
Témoignages Clients
« Bouygues Bâtiment m’a contacté via « Bâtisseur de relations », solution de sourcing de chantiers et de prestataires pour un chantier. Je pensais que c’était une plaisanterie mais désormais ce contrat représente 20% de mon chiffre d’affaires et je travaille avec eux de façon très régulière et j’en suis ravie. Les solutions nous permettent de créer du business avec des clients avec lesquels on n’aurait jamais imaginé pouvoir travailler. »
Hakima OUALID
co-gérante ABMR menuiseries, installateur de produits finis en menuiserie intérieure et extérieure,
« L'utilisation de la plateforme est très facile et la gestion documentaire de toutes les filiales via un accès multicomptes me fait gagner un temps considérable ! »
Sophie Mazuret
Entreprise GSF, spécialisée dans les services de propreté et acteur multiservices.
« Les solutions du groupe Once For All correspondent à nos besoins et nous aident au quotidien. De plus, nous apprécions de pouvoir participer à des ateliers de co-construction car nos demandes sont a priori bien prises en compte. C'est super de pouvoir influer les développements des outils de la filière ! »
Armand GOURGEON
Directeur des Achats – GA Smart Building
« L’agence Nexity de Lyon s’appuie sur le Module Opération de Once For All pour suivre la conformité des entreprises avec lesquelles elle travaille, récupérer leurs pièces justificatives, les mettre à jour régulièrement et pour les relancer si nécessaire. Nexity Lyon a ainsi un panel de fournisseurs à jour et peut rapidement transmettre les éléments à l’inspection du travail en cas de contrôle. »
Julie Ybanez
Assistante technique en maîtrise d’œuvre externe chez Nexity Lyon, promoteur immobilier français
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Questions fréquentes :
Pourquoi dois-je demander des documents légaux à mon sous-traitant en tant que donneur-d 'ordres ?
En tant que donneur d’ordres, vous êtes légalement responsable de vérifier la conformité de vos sous-traitants. Cette obligation vise à :
· Lutter contre le travail illégal
· Garantir la sécurité sur les chantiers
· Éviter les sanctions financières et pénales
· Protéger votre réputation et celle de votre entreprise
Pourquoi dois-je fournir des documents à un donneur d’ordres pour travailler avec lui ?
En tant que prestataire ou sous-traitant, fournir ces documents est essentiel pour :
· Prouver votre professionnalisme et votre fiabilité
· Respecter les obligations légales du secteur
· Accéder à de nouveaux marchés et opportunités
· Établir une relation de confiance avec vos clients
